افزایش کارایی‌ و‌‌‌‌ بهره‌وری در مرکزتماس

کارایی‌ و‌‌‌‌ بهره‌وری یکی از نشانه‌های کیفیت بالا در واحدهای خدمات مشتری مثل مرکزتماس است. در این بخش راهکارهایی ارائه می‌شود تا به کارشناسان کمک کند از کارایی‌ و‌‌‌‌ بهره‌وری بالایی برخوردار شوند.

نظم شخصی مجموعه‌ای از عادات، رویه‌ها و ابزارهایی است که به شما کمک می‌کند تا در محل کار خود به طور موثر و کارآمد کار کنید. این سیستم باید متناسب با نیازها و ترجیحات فردی شما باشد، اما برخی از عناصر کلیدی که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:
انضباط: برای پایبندی به برنامه خود و تکمیل وظایف به موقع، نظم و انضباط ضروری است و شامل مواردی مانند به موقع آمدن، رعایت زمان استراحت‌ها و اجتناب از اتلاف وقت است.
سازماندهی: یک فضای کاری منظم می‌تواند به شما کمک کند تا کارآمدتر باشید و از اتلاف وقت برای جستجوی اشیاء یا اطلاعات جلوگیری کنید و شامل مواردی مانند نگهداری از فایل‌های خود، مرتب نگه داشتن میز کار و استفاده از سیستم های سازمانی برای پیگیری وظایف و ضرب الاجل‌ها است.
مدیریت زمان: مدیریت زمان موثر به شما کمک می‌کند تا از حداکثر زمان خود استفاده کنید و از مهلت‌ها عبور نکنید و مواردی مانند تعیین اولویت وظایف، ایجاد لیست کارهای روزانه و اجتناب از چند وظیفگی است.

حفظ رفتار حرفه‌ای در هر زمان، به ویژه د رمحل کار و هنگام تعامل با مشتریان، ضروری است. این شامل موارد زیر است:
لباس پوشیدن مناسب: لباس حرفه‌ای بپوشید که مناسب محیط کاری باشد.
حفظ بهداشت خوب: مرتب و آراسته باشید و از عطرهای قوی استفاده نکنید.
محل کار خود را مرتب نگه دارید: میز کار خود را تمیز و مرتب نگه دارید.
از خوردن یا صحبت با دیگران در حین مکالمه با مشتری خودداری کنید: به طور کامل به مشتری توجه کنید و به سوالات آنها با دقت گوش دهید.
با مشتریان مودب و صبور باشید: حتی زمانی که با مشتریان عصبانی روبرو هستید، حرفه‌ای بمانید.

مدیریت زمان موثر برای موفقیت در هر شغلی، به ویژه در مرکز تماس ضروری است. در اینجا چند نکته برای مدیریت زمان در مرکز تماس آورده شده است:
اولویت بندی وظایف: مهم ترین وظایف خود را شناسایی کنید و ابتدا آنها را انجام دهید.
مهلت ها را تعیین کنید: برای هر کار یک ضرب الاجل تعیین کنید و برای رعایت آن تلاش کنید.
از چک لیست‌های کار استفاده کنید: برای پیگیری وظایف و ضرب الاجل های خود از چک لیست‌های کاری استفاده کنید.
از حواس پرتی اجتناب کنید: هنگام مکالمه با مشتری یا انجام کاری که نیاز به تمرکز دارد از کار با ایمیل و شبکه‌های اجتماعی خودداری کنید.
استراحت کنید: هر ۳۰ تا ۶۰ دقیقه یکبار از جای خود بلند شوید و به مدت چند دقیقه استراحت کنید. این به شما کمک می‌کند تا متمرکز بمانید.

در اینجا دو نکته برای سازماندهی در مرکز تماس آورده شده است:

• فایل های خود را به روز نگه دارید.
• به طور مرتب اطلاعات تماس مشتری، اسناد محصول و سایر اطلاعات مهم را به روز نگه دارید.

برای داشتن کارایی‌ و‌‌‌‌ بهره‌وری بالا، ضروری است که دانش کاملی از محصولات و خدمات شرکت خود داشته باشید. این شامل آشنایی با ویژگی ها، مزایا و قیمت گذاری محصولات شما و همچنین سیاست ها و رویه های شرکت شما می شود.
علاوه بر این، شما باید بتوانید سوالات متداول مشتریان را پیش بینی کنید و پاسخ های دقیقی برای آنها داشته باشید. اگر نمی دانید چگونه به سوالی پاسخ دهید، مودبانه از مشتری بخواهید که به شما فرصتی برای یافتن پاسخ بدهد.
در اینجا چند نکته برای افزایش دانش شما در مرکز تماس آورده شده است:

• محصولات و خدمات خود را آموزش ببینید: در مورد ویژگی ها، مزایا و قیمت گذاری محصولات و خدمات خود به طور کامل آموزش ببینید.
• با سیاست ها و رویه های شرکت آشنا شوید: با سیاست ها و رویه های شرکت خود، از جمله سیاست بازپرداخت، سیاست حمل و نقل و سیاست خدمات مشتری آشنا شوید.
• سوالات متداول مشتریان را بیاموزید: سوالاتی را که مشتریان به طور مرتب می پرسند بیاموزید و پاسخ های دقیقی برای آنها آماده کنید.
• از منابع موجود استفاده کنید: از منابعی مانند پایگاه های دانش، اسناد آموزشی و ویدیوهای آموزشی برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد محصولات، خدمات و سیاست های شرکت خود استفاده کنید.
• به روز بمانید: با محصولات، خدمات و سیاست های جدید شرکت خود به روز باشید.

نتیجه
توسعه یک سیستم شخصی برای کارایی‌ و‌‌‌‌ بهره‌وری برای موفقیت در هر مرکز تماسی ضروری است. با پیروی از نکات ارائه شده در این بخش، می توانید یاد بگیرید که چگونه به طور موثر کار کنید، حرفه ای بمانید و به مشتریان خود خدمات عالی ارائه دهید.